L’édition de facture et de devis fait partie des tâches les plus récurrentes d’une entreprise, quelle que soit sa taille. Vous pouvez éditer vos factures papier manuellement, ce qui vous prendra beaucoup de temps ou le faire avec un logiciel de facturation. Que ce soit en ligne ou installer sur votre ordinateur, vous devez opter pour la bonne solution logicielle de facturation pour automatiser cette tâche et vous faire gagner du temps.
Logiciel de facturation : dans quels intérêts ?
Cette solution est de plus en plus répandue en entreprise. Le logiciel de facturation électronique permet de numéroter automatiquement les factures. La numérotation est obligatoire, même si la seule règle qui la définit c’est que le système soit continu. Avec cet outil, vous êtes sûr d’éditer chaque facture au numéro unique. Le logiciel de facturation permet également de convertir les factures en devis plus facilement. Il y a en effet une similarité entre les devis et les facteurs, à quelques éléments de près, dont la dénomination, les mentions légales et la date qui change tous les jours. Avec une solution de facturation, il suffit d’un clic pour basculer le devis en facture. Un logiciel de facturation facilite également l’accès au fichier client. Cela vous épargnera la tâche laborieuse qui consiste à fusionner les fichiers textes à chaque mise à jour. Les coordonnées du client sont saisies automatiquement, vous permettant d’accéder facilement au devis et facture d’un client. Ainsi, vous pourriez envoyer les relances au bon moment. L’envoi se fait automatiquement quand le délai de paiement est dépassé. Cela peut se faire soit par e-mail, soit par code de messagerie. Le logiciel de facturation est également très pratique pour exporter tous les documents comptables. Malgré le fait que les autoentrepreneurs ne paient pas de TVA, ils doivent quand même verser des cotisations forfaitaires. Leur journal de comptabilité se basera exclusivement aux entrées et aux dépenses. Par contre, s’ils sont assujettis à la TVA, ils doivent exporter leurs documents comptables sans aucune erreur. Vous pouvez vous renseigner sur le mode de fonctionnement des logiciels de facture sur www.gestion-factures.fr.
Logiciel de facturation en ligne : une solution plus économique et avantageuse
La solution de facturation en ligne utilise le Cloud pour générer les factures. Le logiciel n’est pas installé sur l’ordinateur. Il n’occupe pas de place sur le disque dur de la machine. La facturation en ligne permet d’effectuer des opérations de comptabilité à distance. En effet, le logiciel se trouve dans le Cloud, il est accessible à travers une interface web. Il est accessible via n’importe quelle machine, même avec une tablette. Certains prestataires proposent également un logiciel accessible à partir d’un Smartphone pour faciliter les opérations comptables. La mise à jour du logiciel se fait de manière automatique selon les règlementations en vigueur. La mise à jour est déjà comprise dans l’abonnement, vous n’avez plus rien à faire. De plus, avec le Cloud, toutes les données sensibles sont stockées dans un endroit sécurisé, limitant son accès uniquement aux personnes autorisées. Cela minimise également les pertes de données au cas où l’ordinateur connaitrait une panne. Si vous avez une petite structure, vous n’êtes pas obligé d’engager un expert-comptable à temps plein. L’expert peut accéder aux dossiers comptables n’importe où et à tout moment. Il n’est pas obligé de se rendre au bureau pour se charger de la comptabilité de l’entreprise et pour se charger de la gestion des factures.
Les critères de choix d’une solution de facturation en ligne
Il existe une multitude d’offres de solution de facturation en ligne pour la gestion de facture. Certaines sont des sous-offres avec différentes prestations. Vous devez faire le bon choix si vous voulez de l’efficacité et de fiabilité, car un logiciel qui ne correspond pas à vos besoins ne sert à rien. Vous devez commencer par évaluer votre système d’édition de factures déjà mis en place. Ce système répond-il parfaitement à vos besoins ou faut-il l’améliorer ? Vous devez aussi prendre en compte le nombre de factures à éditer par an. À partir de ces informations, déterminez les fonctionnalités dont vous avez besoin pour l’édition de vos factures. Vous pouvez dresser un tableau qui définit vos besoins et les solutions de facturations en ligne ainsi que les offres tarifaires qui y correspondent. Il y a des offres gratuites et des offres payantes. Certaines fonctionnalités sont inutiles, mais les logiciels de facturations sont indispensables, mais payants.
